O avanço acelerado da tecnologia permite-nos resolver problemas nas mais diversas áreas, principalmente com a recente criação da inteligência artificial. No ambiente de trabalho não é diferente e organizar seus afazeres com a ajuda do famoso ChatGPT da OpenAI, é possível aumentar e melhorar sua produtividade. A seguir, você confere 5 passos para melhorar a produtividade usando o ChatGPT.

5 Prompts do ChatGPT para melhorar a produtividade

1. Identificar as principais tarefas

Para que você consiga melhorar a gestão do seu tempo, a primeira coisa a fazer é descobrir quais são os principais aspectos do seu trabalho. Para uma melhor organização, é preciso focar em tudo que realmente ajuda a impulsionar seu progresso em sua carreira. Desta forma, não adianta aumentar o trabalho de qualquer maneira.

O ChatGPT pode auxiliar você a refletir sobre as perguntas necessárias para identificar o que é mais significativo no seu trabalho. Aqui está um prompt que você pode utilizar para iniciar:

"Quero identificar as tarefas mais importantes no meu trabalho para que eu possa automatizar, delegar ou eliminar as demais. Liste perguntas que me ajudem a compreender quais são meus projetos e atividades mais cruciais. Para mim, ‘importância’ significa engajamento, motivação e contribuição para meus maiores objetivos de carreira."

2. Faça a automação do seu tempo

Para otimizar seu tempo, uma excelente dica é a automação. Por isso, o primeiro passo é decompor cada uma das suas tarefas em componentes essenciais. Esse processo demanda atenção e esforço inicial, mas, após a implementação, você verá uma economia significativa de tempo.

Experimente o seguinte prompt para ajudar na criação de fluxos de trabalho:

"Preciso de ajuda para desenvolver fluxos de trabalho para minhas tarefas diárias. Aqui estão as informações essenciais sobre uma das minhas responsabilidades:

  • Descrição da tarefa: [Descreva a tarefa]
  • Objetivo: [Explique o objetivo da tarefa]
  • Etapas atuais: [Liste as etapas que você segue atualmente]
  • Ferramentas e recursos: [Quais softwares ou ferramentas você utiliza]
  • Colaborações: [Liste quaisquer dependências ou colaborações necessárias]
  • Prazo: [Tempo estimado para concluir a tarefa]
  • Desafios ou gargalos: [Descreva os desafios encontrados]
  • Resultado desejado: [Defina o que constitui um sucesso]

3. Automatize tarefas que são repetitivas

Com um fluxo de trabalho bem estruturado, o ChatGPT pode ser um recurso valioso para ajudar a automatizar suas tarefas. Experimente usar o seguinte prompt:

"Preciso de ajuda para revisar meus fluxos de trabalho e identificar quais tarefas ou etapas podem ser automatizadas com o uso de IA ou outras ferramentas. Aqui está um resumo das etapas envolvidas:

[Insira as etapas.]

Você pode me ajudar a encontrar quais partes poderiam ser automatizadas? Além disso, poderia sugerir ferramentas de IA ou técnicas que poderiam ser integradas para otimizar esses processos?"

4. Faça o planejamento da sua agenda da semana

Fazer todo planejamento da sua agenda semanal é fundamental. Sempre se deve revisar sua semana como um todo. Esse hábito pode transformar a forma como você inicia uma nova semana.

Este prompt é ideal para pedir ajuda ao ChatGPT no planejamento da sua semana:

"Preciso de ajuda para planejar minha semana de forma eficiente. Quero assegurar que estou alcançando meus objetivos, agrupando tarefas repetitivas e reservando tempo contínuo para atividades prioritárias. Pode criar uma lista de perguntas para me auxiliar na elaboração do meu plano semanal? Além disso, se possível, forneça um modelo para me ajudar a começar."

5. Acabe com as distrações

Mesmo com as mais diversas ferramentas para a otimização do tempo e outros benefícios trazidos pela tecnologia, ainda sim, as distrações acabam se tornando um vilão, fazendo com que nosso tempo seja desperdiçado. Para evitar isso, é possível pedir o seguinte para o ChatGPT:

"Preciso de ajuda para desenvolver um plano de ação personalizado que me ajude a identificar, lidar e acompanhar o progresso na redução de distrações durante o meu dia de trabalho. Pode me ajudar com:

  • Identificação das distrações mais comuns que encontro diariamente;
  • Desenvolvimento de estratégias específicas para enfrentar cada distração, incluindo o uso de ferramentas tecnológicas, se aplicável;
  • Criação de um plano de ação com prazos e checkpoints;
  • Configuração de um sistema para monitorar meu progresso e realizar ajustes conforme necessário."